performance appraisal form template

ข้าพเจ้าชอบ การประเมินแบบ form A มากที่สุดเพราะเนื้อหาที่ประเมินในความสามารถ, การพัฒนาตนเอง และ ข้อดี ข้อด้อย ของพนักงานในทุกๆๆด้าน มากว่า form B และ C

what did I learn on Youtube

                                     TRAINING AND DEVELOPMENT)
1 การฝึกอบรม (Training) คือการฝึกอบรมให้พนักงาน ทำงานมีทักษะมากขึ้น ให้ผลงานดีขึ้น
*การฝึกอบรม เพื่อเสริมสร้างประสบการณ์ในการทำงานประจำวัน
2 การพัฒนา (Development) คือการสอนให้กับระดับผู้บริหาร หรือผู้ที่มีความเชี่ยวชาญ เพื่อใช้สำหรับการพัฒนาในอนาคต
*การพัฒนา เพื่อให้การทำงานดีขึ้น หรือปรับปรุงระบบการทำงาน
ลักษณะของกระบวนการในการอบรม (Overview of the training process)
• ต้องกำหนดหัวข้อการอบรม ใครที่จะอบรม แผนกไหนที่จะอบรม
• กำหนดลักษณะ การฝึกอบรม ภายในหรือภายนอกองค์การ
• เลือกวิธีการฝึกอบรม ด้วยวิธีใด เช่นการจัดสัมมนา การส่งไปอบรมข้างนอก เข้ากลุ่มสังสรรค์
• ประเมินผลการฝึกอบรมที่จัดให้ ว่าจัดแล้วได้ผลดีขึ้น หรือตรงตามวัตถุประสงค์หรือไม่
ชนิดของการฝึกอบรม (Type of training)
• Orientation คือ การปฐมนิเทศ แนะนำพนักงานใหม่ กับ พนักงานเก่า และกับองค์การให้รู้จักกับองค์การมากขึ้น
• Team training คือการให้พนักงานรวมตัวกัน แล้วบอกว่าต้องการอบรมในเรื่องใด เพื่อให้ทุกคนรู้จักที่จะประสานสัมพันธ์กัน จะได้ทำงานเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
• Diversity training คือ การอบรมด้วยวิธีหลากหลาย เช่น อบรมต่างจังหวัด หรือจัดอบรมในหัวข้อใหม่ๆ ที่ทันสมัย น่าสนใจ

http://www.youtube.com/watch?v=85RVEas4AXs

what did I learn in class

Career Planning

            การวางแผนอาชีพ ถือเป็นหน้าที่หลักหน้าที่หนึ่งของนักทรัพยากรมนุษย์ที่จะใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างขวัญ กำลังใจ และรักษาคนเก่งคนดีไว้ในองค์การ โดยใช้การวางแผนอาชีพเป็นเครื่องมือช่วยในการกำหนดความก้าวหน้าในการงาน การทำงานของพนักงานอย่างมีเป้าหมาย และกำหนดหนทางไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมาย ดังนั้นวิธีการนี้จึงมีจุดมุ่งไปยัง บุคลากรให้มีความตระหนักต่อความสนใจ คุณค่า จุดอ่อนจุดแข็งของตนเอง การได้รับสารสนเทศ เกี่ยวกับความก้าวหน้าในหน่วยงาน การวิเคราะห์เป้าหมายในอาชีพ และการกำหนดแผนปฏิบัติงานเพื่อบรรลุเป้าหมายในอาชีพ
          ผู้บริหาร บุคลากร และองค์การ มีบทบาทในการพัฒนางานอาชีพ กล่าวคือ บุคลากรแต่ละคน ต้องยอมรับความรับผิดชอบในงานของตน ประเมิน ความสนใจ ทักษะ และค่านิยาม ตลอดจนแสวงหาข้อมูล และทรัพยากรที่เกี่ยวกับงานอาชีพ เพื่อการก้าวหน้าไปสู่ความมั่นใจ จะเป็นงานอาชีพที่มีความสุขและความสำเร็จ ผู้บริหารแต่ละคนจะต้องแสดงบทบาทในการพัฒนางานอาชีพของบุคลากร โดยจัดเวลาให้มีการป้อนกลับผลการปฏิบัติงาน ตามจุดมุ่งหมาย กำหนดให้มีการพัฒนาช่วยเหลือตลอด จนมีส่วนร่วมในการอภิปราย การพัฒนางานอาชีพผู้บริหาร ต้องแสดงตนเสมือนเป็นผู้ฝึกสอน (coach) ผู้ประเมิน (appraiser) เช่น รับฟังและทำแผนอาชีพของบุคลากรแต่ละคนให้ชัดเจน จัดให้มีการป้อนกลับข้อมูลสร้างทางเลือกในงานอาชีพ และเชื่อมโยงบุคลากรกับทรัพยากรขององค์กรและทางเลือกงานอาชีพ

Training & Development

             การพัฒนาบุคลากรด้วยการจัดโครงการฝึกอบรมนั้นจะส่งผล และเอื้ออำนวยประโยชน์ให้กับองค์การหรือหน่วยงานได้เพียงใด ย่อมขึ้นอยู่กับความรู้ความสามารถและทัศนคติที่มีต่องานของบุคลากรผู้รับผิดชอบจัดการฝึกอบรมเป็นสำคัญ หากจะให้สามารถ ปฏิบัติงานด้านการบริหารงานฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกเหนือไปจากจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจ เกี่ยวกับกระบวนการ ฝึกอบรม และหลักการบริหารงานฝึกอบรมแต่ละขั้นตอนแล้ว ผู้รับผิดชอบงานฝึกอบรมควรจะต้องมีความรู้พื้นฐานทางสังคมศาสตร์ และพฤติกรรมศาสตร์แขนงต่าง ๆ อย่างกว้างขวาง เช่นสังคมวิทยา จิตวิทยา และศาสตร์การจัดการ ซึ่งจะช่วยเอื้ออำนวยให้สามารถ กำหนดหลักสูตร และโครงการฝึกอบรมได้ง่ายขึ้น มีความรู้เกี่ยวกับหลักการบริหารบุคคลและการพัฒนาบุคคลด้วยวิธีการอื่น ๆ นอกเหนือไปจากการฝึกอบรม มีความเข้าใจถึงหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ เพื่อให้สามารถปฏิบัติต่อผู้เข้าอบรมได้อย่างเหมาะสม ตลอดจนเข้าใจถึงหลักการวิจัยทางสังคมศาสตร์อยู่บ้างพอที่จะสามารถทำการสำรวจ เพื่อรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็น ในการบริหารงาน ฝึกอบรมได้

Performance Management

 การบริหารผลการปฏิบัติงาน (PERFORMANCE MANAGEMENT) คือระบบการบริหารจัดการเพื่อให้ผลการปฏิบัติงานขององค์กรและพนักงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

 การบริหารผลการปฏิบัติงานในปัจจุบันมีขอบเขตกว้างกว่าการบริหารผลการปฏิบัติงานในอดีตอย่างมาก Bacal (1999) ได้เปรียบเทียบการบริหารผลการปฏิบัติงานในอดีต กับการบริหารผลการปฏิบัติงานในปัจจุบันไว้ดังนี้

การบริหารผลการปฏิบัติงานในอดีต

การบริหารผลการปฏิบัติงานในปัจจุบัน

• มุ่งใช้เพื่อที่จะประเมินผู้ปฏิบัติงาน • เป็นการบริหารทิศทางเดียว จาก ผู้บังคับบัญชา • เป็นการบริหารที่ให้ความสำคัญกับ แบบฟอร์มต่างๆในการประเมิน • เป็นการบริหารโดยมุ่งที่ประเมินผลงาน ในอดีต • เป็นการกระทำเพื่อใช้เป็นเครื่องมือใน การตำหนิ ติเตียนผู้ที่ไม่สามารถปฏิบัติ ผลงานได้ตามเป้า

• มุ่งใช้เพื่อติดตามแผนการปฏิบัติงานของ องค์การ • เป็นการบริหารโดยเน้นเรื่องการใช้บท สนทนาทำความเข้าใจเรื่องผลการ ปฏิบัติงาน • เน้นเรื่องการสื่อสารสองทางระหว่าง ผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา • เป็นการบริหารโดยมุ่งที่ประเมินผลงาน ในปัจจุบันเพื่อสามารถปรับกระบวนการ ทำงานให้ได้ผลงานในอนาคตตามที่ได้ ตั้งไว้ • เป็นการกระทำเพื่อใช้เป็นเครื่องมือใน การแก้ปัญหากับบุคลากรที่ไม่สามารถ ปฏิบัติผลงานได้ตามเป้า

Hr Tranformation

กลยุทธ์ที่ได้นำมาใช้ใน HR Transformation  ของ TNT คือ

•  การรวบรวมเอาผู้ที่เชี่ยวชาญงานในเรื่องเฉพาะแต่ละอย่างมาไว้ด้วยกัน 
•  การใช้ทรัพยากรร่วมเพื่อทำหน้าที่ดังนี้

•  ให้บริการแก่ลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
•  ยกระดับความพอใจของพนักงานในการใช้บริการให้สูงขึ้นเรื่อยๆ
•  อำนวยความสะดวกและจัดเตรียมข้อมูล สารสนเทศต่างๆ
•  พัฒนาและปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน (Business Processes) ให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

สิ่งที่Hr จะต้องทำหลักๆมี4เรื่องใหญ่คือ

เรื่องแรกคือ คน HR ตรวจสอบว่า แผนกไหนที่มีคนล้นงานอยู่ก็ใช้โอกาสนี้ตัดออก แต่ก็ต้องมั่นใจว่าสามารถรักษาบุคลากรหลักขององค์กรเอาไว้ได้

เรื่องที่สองคือ สมรรถนะในการทำงาน ต้องมีระบบประเมินผลที่แยกชัดเจนระหว่างที่ทำงานดีกับคนที่ทำงานไม่ดี แล้วมีการจ่ายค่าตอบแทนที่ยืดหยุ่นสอดคล้องกับผลงานของพนักงานและผลประกอบการขององค์กร

เรื่องที่สามคือ ข้อมูลข่าวสารจะต้องมีการแชร์กันในระดับที่เหมาะสมไม่มากหรือน้อยเกินไปเพราะโลกเปลี่ยนแปลงเร็ว พนักงานต้องได้รับข้อมูลข่าวสารที่มากพอ

เรื่องที่สี่ กระบวนการทำงานต้องปรับให้มีความกระชับ สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น หน่วยงานไหนที่งานใกล้เคียงกันอาจจะนำมารวมกันแล้วทำให้การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

ได้อะไรจากการเรียน

จากการเรียนในคาบที่แล้วทำให้ข้าพเจ้าทราบว่าอะไรคือ การสรรหา (recruitment) คือความหมายของการสรรหา
• การสรรหา หมายถึง กระบวนการที่สำคัญในการแสวงหากลุ่มบุคคลที่มีทักษะ ความรู้ ความสามารถ และคุณสมบัติอื่นๆที่เหมาะสมกับตำแหน่งที่ว่างอยู่ขององค์การ ซึ่งอาจจะมาจากแหล่งสรรหาภายในหรือแหล่งสรรหาภายนอกขององค์การก็ได้ โดยวิธีการต่างๆนั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การที่กำหนดไว้
ความจำเป็นของการสรรหา
• การหมุนเวียนของการเข้าออกของพนักงาน ( Employee Turnover)
• ลักษณะงานเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม จึงจำเป็นต้องใช้บุคลากรใหม่เข้ามาทำงาน
• อัตราการเจริญเติบโตขององค์การทำให้ต้องขยายกิจการหรือตั้งหน่วยงานใหม่ๆ ซึ่งต้องการกำลังคนเพิ่มเติมหรือให้ทันกับความต้องการของหน่วยงาน
• มีการเลื่อนบุคลากรไปจากตำแหน่งเดิมจึงจำเป็นที่จะต้องสรรหาบุคลากรเข้ามาปฏิบัติหน้าที่แทนการสรรหาบุคลากร

ตลอดจนเรื่อง Big Five Personality

Big Five ลักษณะบุคลิกภาพ

ในสมัย จิตวิทยา Big Five ปัจจัย"(หรือ Five Factor Model; FFM) บุคลิกภาพของท่านกว้างห้าโดเมนหรือขนาดของ บุคลิกภาพ ที่ใช้ในการอธิบายบุคลิกภาพของมนุษย์  บิ๊กห้า ปัจจัยเป็น ความใจกว้าง , จิตสำนึก , เปิดเผย , Agreeableness และ Neuroticism (OCEAN หรือเรือแจวถ้าจัดใหม่)  ปัจจัย Neuroticism เป็นบางครั้งเรียกว่าอารมณ์มั่นคง  ไม่เห็นด้วยบางส่วนยังคงเกี่ยวกับการแปลความหมายปัจจัยใจกว้างซึ่งบางครั้งเรียกว่า" สติปัญญา " ปัจจัยประกอบกันแต่ละกลุ่มเฉพาะเจาะจงของลักษณะที่สัมพันธ์  ตัวอย่างเช่นการเปิดเผยรวมถึงคุณภาพที่เกี่ยวข้องเช่นการเข้าสังคม, แสวงหาความตื่นเต้น, ถูกกระตุ้นและบวกอารมณ์  Five Factor Model เป็นอธิบายหมดจด แบบ ของบุคลิกภาพ แต่นักจิตวิทยาได้พัฒนาจำนวนของ ทฤษฎี บัญชีสำหรับ Big Five

Big Five ปัจจัยและลักษณะขององค์ประกอบสามารถสรุปได้ดังนี้  ใจกว้าง  (ประดิษฐ์ / อยากรู้อยากเห็นกับรอบคอบ / ระมัดระวัง)  ขอบคุณสำหรับ ศิลปะ , อารมณ์ , ผจญภัย , ความคิดผิดปกติ, ความอยากรู้ และประสบการณ์ต่างๆ

จิตสำนึก -- (ประสิทธิภาพ / จัดกับง่ายไป / ประมาท)  แนวโน้มที่จะแสดง การบังคับตนเอง , การกระทำ ตามหน้าที่ และเป้าหมายเพื่อความสำเร็จ มากกว่าธรรมชาติพฤติกรรมการวางแผน

    เปิดเผย -- (ออก / กระตือรือร้นกับอาย / reserved)  พลังงานอารมณ์บวก surgency และ  Agreeableness -- (มิตร / แผ่เมตตากับการแข่งขัน / ปากกล้า)  แนวโน้มที่จะ มีความสงสาร และ ความร่วมมือ มากกว่า ที่น่าสงสัย และ เป็นปรปักษ์ ต่อผู้อื่น

    Neuroticism -- (ไว / ประสาทกับการรักษาความปลอดภัย / มั่นใจ) แนวโน้มประสบการณ์อารมณ์ไม่พอใจอย่างง่ายดายเช่น ความโกรธ , ความกังวล , ซึมเศร้า หรือ ช่องโหว่

ได้รู้อะไรจากการดูคลิบของAIS

จากการชมวีดีโอของคุณจิรนันท์ทำให้ข้าพเจ้าทราบว่า

            HR Innovation  เป็นการปรับปรุงระบบ HR ให้เกิดผลประโยชน์กับองค์กรใหม่ๆโดยAis มีการทำ IDP ( individual development planning ) การจัดทำ IDP นั้นเป็นแผนพัฒนาขีดความสามารถในการทำงานของบุคลากรที่เน้นการสื่อสารแบบสอง ทางระหว่างผู้บังคับบัญชาและบุคลากร   IDP จึงเป็นเสมือนเข็มทิศหรือทิศทางในการวางแผนอาชีพของตนเองเพื่อสร้างความก้าว หน้าในหน้าที่การงาน ซึ่งการจัดทำ IDP ให้เกิดประโยชน์และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้นผู้บังคับบัญชาจะต้องให้ ความร่วมมือและมีการปฏิบัติตามแผน IDP อย่างเป็นระบบและต่อเนื่องเพิ่อผลประโยชน์ของพนักงานและบริษัท ตลอดจนมีการใช้ระบบ AIS business mobile .โดยให้พนักงานได้หมุนเวียนเปลี่ยนงานกันทำในแผนกที่ต่างกันเพื่อให้พนักงานได้รู้จักระบบต่างๆในองค์กรมากขึ้น AIs ยังต้องการปลูกฝังการมีใจรักการบริการจึงมีโครงการกางร่มให้หับผู้ที่ข้ามถนนโดยให้พนักงานไปกางร่มให้กับประชาชนทั่วไป

what did I learn in class

    จากการเรียนในคาบที่แล้วทำให้ข้าพเจ้าทราบว่า

JOB ANALYSIS   เป็นหน้าที่ขั้นพื้นฐานสำหรับการบริหารงานบุคคล   เป็นกระบวนการที่ทำเพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะงานว่าต้องใช้ความรู้ความสามารถ  ความชำนาญ และความรับผิดชอบอย่างไร   จึงจะทำงานได้สำเร็จนำไปใช้เป็นองค์ประกอบการทำงานในองค์กร จัดทำเมื่อ

1. เริ่มจัดตั้งองค์กรใหม่     

2. เมื่อมีงานใหม่เกิดขึ้น

3. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงงานอย่างมีนัยสำคัญ

ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 2ส่วน คือ

   1. Job Description  เอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำ(tasks)   หน้าที่(duties) และ ความรับผิดชอบ(responsibilities)

                 2. Job Specification  คุณสมบัติขั้นต่ำของบุคคลในการทำงานนั้นๆ :knowledge   skill   abilities

JOB ANALYSIS   มีประโยชน์ในการใช้เป็นข้อมูลเพื่อพิจารณาเกี่ยวกับ

1. การวางแผนจัดกำลังพลในแต่ละงาน  (human resource planning,  recruitment,  selection)

2. ฝึกอบรมและพัฒนา (training and development)

3. performance appraisal

4. การให้ประโยชน์ชดเชยและสวัสดิการ (compensation and benefits)   

5. ความปลอดภัย และสุขภาพในการทำงาน (safety and health)

6. แรงงานสัมพันธ์ (Employee and labor relation)

7. ใช้ประโยชน์ในทางกฎหมาย (legal consideration)

8. จัดทำการวิเคราะห์สำหรับการทำงานเป็นทีม (job analysis for teams)

Competency

   Competency หรือเรียกว่าความสามารถเชิงสมรรถนะ หรือสมรรถนะ หมายถึง คุณลักษณะทั้งในด้านทักษะ ความรู้ และพฤติกรรม ของบุคคล ที่บุคคลแสดงออกในการปฏิบัติงาน ที่ทำให้การปฏิบัติงานนั้นประสบความสำเร็จ แบ่งออกเป็น
   Core Competency คือ คุณลักษณะที่ทุกคนในองค์การพึงมี กำหนดโดยการวิเคราะห์ค่านิยม วัฒนธรรมองค์การ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และเสริมรับกับกลยุทธ์ขององค์การ เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาคนในองค์กรให้เป็นไปในทิศทางที่จะทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายของการดำเนินงาน
   Functional competency คือคุณลักษณะที่บุคคลพึงมีในการปฏิบัติงานตามตำแหน่งหน้าที่หนึ่งๆ เพื่อให้การปฏิบัติงานสำเร็จ แบ่งเป็น common Functional competency คือสมรรถนะในการปฏิบัติงานในกลุ่มงานหนึ่งๆ และ specific functional competency คือสมรรถนะในการปฏิบัติงานในตำแหน่งงานเฉพาะ
   ทำไมต้องกำหนดและประเมิน competency
ผู้เชี่ยวชาญพบว่า ความสามารถตามมาตรฐานตำแหน่งงานตามวุฒิการศึกษา หรือตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายอย่างเดียว ไม่เพียงพอที่จะทำให้บุคคลปฏิบัติงานได้ดี รวมทั้งอาจไม่ตอบสนองต่อภาวะการอยู่รอดขององค์กรในสถานการณ์การแข่งขันที่องค์กรต้องเผชิญ จึงต้องมีการกำหนดคุณลักษณะที่พึงประสงค์ที่จะทำให้ปฏิบัติงานได้ผลสำเร็จเป็นอย่างดี และตอบสนองต่อทิศทางที่องค์กรมุ่งหวัง

Workforce Planing ทำไมต้องวางแผนกำลังคน

ตลาดแรงงานใดที่จะหาคนในสายอาชีพนั้นได้ดีที่สุด  สำหรับการวางแผนกำลังคนนั้นปัจจัยต่าง ๆ ที่อาจคำนึงถึงได้แก่

            1.  ปัจจัยด้านการจ้างพนักงานในองค์กร โดยส่วนใหญ่จำนวนพนักงานนั้นจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลขององค์กรอยู่แล้ว การทราบจำนวนพนักงานทั้งหมดหรือการ update ข้อมูลนั้นจะทำให้ผู้บริหารสามารถกำหนดสัดส่วนกำลังคนโดยอาจใช้สูตรต่างๆในการแทนค่าในแต่ละแผนกได้ อีกทั้งยังรู้ขนาดกำลังคนในแต่ละแผนกว่ามีมากหรือน้อย รวมทั้งมีแนวโน้มจะขาดกำลังคนหรือไม่

            2. ปัจจัยด้านอายุของพนักงานในองค์กร การทราบอายุส่วนใหญ่ของพนักงานในแต่ละฝ่ายจะทำให้ผู้บริหารทราบว่าจะมีพนักงานจำนวนเท่าไหร่ที่จะเกษียณอายุ หรือ คิดจะลาออก โดยเฉพาะหากมีข้อมูลมาในอดีตว่าสายงายไหนมีการออกจากงานของพนักงานในช่วงอายุเท่าใด จะทำให้ผู้บริหารสามารถประเมินได้ว่าจะขาดกำลังคนเท่าไร และจะต้องเตรียมหากำลังคนเพื่อมาทดแทนเมื่อใดและจำนวนเท่าไรและตลาดแรงงานไหน

            3. ปัจจัยด้านสายงานที่มีความขาดแคลน  การที่ผู้บริหารทราบว่าจะหากำลังคนในสายงานที่มีความขาดแคลนได้จากที่ใดและตลาดแรงงานแหล่งใดมีคนที่ต้องการมากที่สุด จะทำให้องค์กรมีความได้เปรียบเป็นอย่างมากเนื่องจากจะสามารถทาบทามคนที่องค์กรต้องการได้ก่อนเวลาที่มีความขาดแคลน

            4. ปัจจัยด้านจำนวนพนักงานโดยรวมที่ลาออกจากองค์กรในแต่ละปี  การที่ผู้บริหารทราบโดยเฉลี่ยแล้วองค์กรจะขาดกำลังคนเท่าไรในแต่ละปีนั้นจะทำให้ผู้บริหารสามารถที่จะประเมินงบประมาณล่วงหน้าได้ว่าจะต้องใช้งบประมาณจำนวนเท่าใดในการจ้างคนที่องค์กรมีความต้องการเพิ่มขึ้น

            5. ปัจจัยด้านการสูญเสียกำลังคนโดยเฉลี่ยในแต่ละปี  ปัจจัยนี้ถือเป็นข้อที่สำคัญปัจจัยหนึ่งเนื่องจากจะทำให้ผู้บริหารทราบคร่าวๆได้ว่าในแต่ละปีฝ่ายไหนที่มีความจำเป็นจะต้องเตรียมกำลังคนเป็นอันดับแรก และฝ่ายไหนที่ต้องมีการเตรียมกำลังคนเป็นฝ่ายสุดท้าย 

ทำไมต้องมี job analysis

        

       ข้าพเจ้าคิดว่า JOB ANALYSIS เป็นสิ่งที่สำคัญเพราะเป็นเหมือน หน้าที่ขั้นพื้นฐานสำหรับการบริหารงานบุคคล   เป็นกระบวนการที่ทำเพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะงาน  ว่าต้องใช้ความรู้ความสามารถ  ความชำนาญ และความรับผิดชอบอย่างไร   จึงจะทำงานได้สำเร็จ เพื่อนำไปใช้เป็นองค์ประกอบการทำงานในองค์กร เพื่อกำหนดลักษณะ หน้าที่และความยากง่าย ความสำคัญ โดยใช้วิธีการเก็บรวบรวม การประเมินและการจัดข้อมูลเกี่ยวกับงาน โดยสามารถกำหนดโดยผู้บริหารของกอง หัวหน้างาน หรือ กำหนดร่วมกันก็ได้

-          ทำไมต้องให้น้ำหนักงาน

เพื่อพิจารณาคุณค่าของงาน หากงานใดไม่จาเป็นตัดออก งานใดเห็นเนื้องานให้คงไว้

เพื่อกระจายงานในแต่ละหน่วยงาน

เพื่อพัฒนาระบบการทางาน                                        

เพื่อให้การบริหารงานในหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้ทีมงานได้ร่วมกันสร้างสรรค์งานใหม่ๆ อันจะให้กระบวนการทางานรวดเร็ว และมีประสิทธิผล

JOB ANALYSIS   มีประโยชน์ในการใช้เป็นข้อมูลเพื่อพิจารณาเกี่ยวกับ

1. การวางแผนจัดกำลังพลในแต่ละงาน  (human resource planning,  recruitment,  selection)

2. ฝึกอบรมและพัฒนา (training and development)

3. performance appraisal

4. การให้ประโยชน์ชดเชยและสวัสดิการ (compensation and benefits)   

5. ความปลอดภัย และสุขภาพในการทำงาน (safety and health)

6. แรงงานสัมพันธ์ (Employee and labor relation)

7. ใช้ประโยชน์ในทางกฎหมาย (legal consideration)

8. จัดทำการวิเคราะห์สำหรับการทำงานเป็นทีม (job analysis for teams)

what did I learn on Youtube

            

       จากในคลิบวีดีโอ ทำให้ข้าพเจ้าเจ้าใจมากขึ้นว่า core competency คืออะไรและมีความสำคัญอย่างไร ซี่งพอจะสรุปได้ว่า  Core Competency  คือ ความสามารถหรือสมรรถนะหลัก  อะไรที่เป็นจุดแข็งเป็นเสมือนปัจจัยนำเข้า ที่จะผลักดันวิสัยทัศน์พันธ์กิจ และเป้าหมายของหน่วยงานหรือองค์กรให้สำเร็จเป็นตัวที่จะเป็นเข็มทิศนำทางว่าควรกำหนดความสามารถหลักอะไร โดยทั่วไปหลักๆ แล้วประกอบด้วย 7 เรื่อง ตาม SERVICE ดังนี้

S-Self Learning  การเรียนรู้ด้วยตนเอง

E-Efficienty  ประสิทธิภาพ
R-Responsibility ความรับผิดชอบ

V-Vision Focus มุงสู่เป้าหมาย
I- Initiative  นวัตกรรม
C-Customer Service การให้บริการลูกค้า
E-Ethics and Moral จรรยาบรรณและความชื่อสัตย์

http://www.youtube.com/watch?v=5gFfuEcNuIg

วิเคราะห์ Core Competencies และ Function Competency ของ TNT

      

       เนื่องจาก ทีเอ็นที เป็นผู้ให้บริการด้านการจัดส่งไปรษณีย์และพัสดุด่วนให้แก่กลุ่มลูกค้าธุรกิจ และลูกค้าทั่วไปชั้นนำระดับโลก   ซึ่งบริษัทคำนึงว่า พนักงานทุกคนเป็นทรัพยากรที่ทรงคุณค่า และเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความเจริญก้าวหน้าให้กับบริษัท core competency และ function competency  มีดังนี้

5 Core Competencies คุณสมบัติหลัก 5 ประการที่พนักงานทุกคนต้องมี คือ
• A : Achievement รักงาน มีความมุ่งมั่นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
• C : Customer รักลูกค้า โดยการให้บริการลูกค้าอย่างดีที่สุด
• I : Integrity รักคุณธรรม มีพฤติกรรมสุจริต ซื่อสัตย์ โปร่งใส
• O : Organization รักองค์กร มีความจงรักภักดีต่อองค์กร
• T : Teamwork รักทีมงาน ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

Function Competency ทางบริษัทมีการบริหารจัดการและดูแลทรัพย์สินของบริษัท ให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการใช้งานในการดำเนินธุรกิจของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด

Commom functional competencies	คำจำกัดความ
1.      การบริหารงานพัสดุ	มีความรู้ความเข้าใจเรื่องระเบียบปฎิบัติและแนวปฎิบัติตามกระบวนการงานพัสดุทุกขั้นตอน และสามารถประเมินผลได้ มีความรู้ความเข้าใจในระเบียบปฎิบัติและการบริหารงานพัสดุ และสามารถบริหารจัดการพัสดุเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.      ความรู้ด้านงานทะเบียนและบริหารงานพัสดุ	มีความรู้ความเข้าใจในระบบฐานข้อมูล และมีความสารถในการวิเคราะห์ฐานข้อมูลและนำไปใช้งานให้เกิดประโยชน์ตลอดจนแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม

สมาชิก

น.ส. ธนพร เทศกาล     54101154นาย สุกฤษฎิ์ มีแดนไผ่ 54102014
นาย การันต์ อักษรถึง 54101956

Job Analysis Dimension ( เจ้าหน้าที่จัดซื้อ )

เจ้าหน้าที่จัดซื้อ

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1.      เก็บทะเบียนประวัติและแคตตาล็อกสินค้าต่างๆ ของผู้ขาย

2.      กำหนดคุณลักษณะของสินค้าที่ต้องการให้แน่นอน โดยสอบถามรายละเอียดจากผู้ที่ต้องการใช้สินค้านั้นๆ ให้ครบถ้วน สิ่งที่ควรระบุ เช่น

o    ตราสินค้าหรือยี่ห้อสินค้า อาจระบุชื่อสินค้าไว้ประมาณ 2-3 ชื่อ พร้อมทั้งควรเปิดโอกาสให้กับตราสินค้าอื่นๆ โดยระบุว่า “หรือที่มีคุณภาพเทียบเท่า”

o    บอกคุณลักษณะที่เฉพาะเจาะจง, มาตรฐานของสินค้า และข้อกำหนดต่างๆ ในการใช้งาน

o    มีตัวอย่างสินค้าให้ผู้ขายดู

3.      ศึกษาข้อมูลของชนิดของสินค้าที่ต้องการแล้วนำไปเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละตราสินค้าที่ผู้ขายนำเสนอมาอย่างถี่ถ้วน

4.      หลีกเลี่ยงการสั่งซื้อของ “ด่วน” เพราะจะทำให้เราเป็นรองกับผู้ขายสินค้าทันที

5.      มีแบบฟอร์มการสั่งซื้อที่เป็นมาตรฐาน มีการบันทึกผล กำหนดการส่งของ เวลา จำนวนในการส่ง และการทำสัญญา

6.      หาผู้ขายจากบันทึกที่เคยสั่งสินค้าด้วยกันทำให้ลดความเสี่ยงที่จะเจอผู้ขายที่ประวัติไม่ดี

7.      ให้นโยบายการสั่งซื้อแก่ผู้ขาย ผู้ขายจะได้ปฏิบัติถูกต้อง

8.      ออกเยี่ยมเยียนผู้ขายเพื่อเป็นการผูกสัมพันธ์ที่ดี และยังทำให้เราทราบถึงสภาพของกิจการของผู้ขายนั้นๆ อีกด้วย

9.      จ่ายเงินให้ตรงเวลา

ทักษะที่จำเป็นต้องมี

1.   เข้าใจเทคนิคการจัดซื้อที่ถูกต้อง
2.  มีทักษะด้านจัดซื้อหาแหล่งข้อมูลสืบราคาและวิเคราะห์ต้นทุน
3. มีทักษะในการเจรจาต่อรองเกี่ยวกับการจัดซื้อ

คุณสมบัติของนักจัดซื้อที่ดีพึงมี

1. ซื่อสัตย์และโปร่งใส

ข้อนี้ยกให้เป็นสิ่งที่สำคัญอันดับแรก อย่างที่เราเคยได้ยิน และสงสัยมาเป็นประจำ จากข่าวที่อ่านตามหนังสือพิมพ์  โครงการของรัฐ การประมูลงานต่างๆ ทัศนคติที่คนส่วนใหญ่มองมาที่ฝ่ายจัดซื้อ สงสัยก่อนเลยอันดับแรก คือ ,งานนี้มีคอรัปชั่น ใต้โต๊ะรึเปล่า 

       ดังนั้น นักจัดซื้อที่ดี ต้องมีจิตสำนึกของความซื่อสัตย์ และทำงานทุกอย่างด้วยความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ ยิ่งถ้าเป็นหน่วยงานของรัฐ ความรอบคอบรัดกุมก็เพิ่มมากขึ้นตาม เพราะเงินที่ใช้จัดซื้ออุปกรณ์ ส่วนหนึ่งมาจากเงินภาษีของประชาชน งบประมาณแผ่นดิน  ถึงแม้เป็นองค์กรเอกชน  เงินที่ใช้จัดซื้อก็เป็นค่าใช้จ่ายขององค์กร ดังนั้น ฝ่ายจัดซื้อ จึงเป็นหน่วยงานสำคัญที่กุมสภาพความอยู่รอด ผลประกอบการขององค์กรไว้ด้วย ยิ่งเป็นช่วงที่ภาวะเศรษฐกิจไม่ดี

การลดต้นทุนเป็นสิ่งที่ถูกนำมาพิจารณาเสมอ

 

2.รู้จักวางแผน

       จริงๆแล้ว ก็ทุกอาชีพนะครับ การวางแผนช่วยให้เราเตรียมตัวป้องกัน สิ่งผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้  และช่วยเราให้ประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่าย และประหยัดเวลาได้อย่างมาก ลองนึกถึงตอนเราไปเที่ยวสิครับ ถ้าหากเราไปเที่ยวในช่วงเทศกาลวันหยุด ที่คนเที่ยวเยอะๆ โดยที่ไม่ได้จองที่พัก  ไม่จองรถไว้ก่อน ก็อาจจะเสียค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็นและเสียเวลามากขึ้น (เว้นเสียแต่ว่า อยากจะเที่ยวแบบชิล ไปเรื่อยๆ เหนื่อยก็พัก ไม่มีเวลาเป็นตัวเร่งรีบนะครับ)

        การวางแผนในการจัดซื้อช่วยให้เรา ซื้อของในปริมาณที่พอเหมาะ (ไม่ซื้อมาเก็บไว้มากจนเกินพอดี) และได้ราคาที่เหมาะสม

 

3.บริหารเวลาเป็น

            งานจัดซื้อทุกอย่างมีกำหนดระยะเวลามาเป็นเงื่อนไข กำหนดกรอบการทำงานของเรา

ถ้าข้อ 2 เป็นเหมือนทฤษฎี ข้อนี้ก้อคือ วิธีปฏิบัติ เมื่อเราวางแผนการทำงานของเราไว้  จากนั้นก็เป็นการบริหารเวลาให้ดี เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้

       สิ่งที่สำคัญหลักๆ ของงานจัดซื้อก็คือ

“ซื้อสินค้าให้ได้คุณภาพ ถูกต้อง โปร่งใส ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน ด้วยการใช้ต้นทุนในการจัดซื้อที่เหมาะสม(ราคาถูก) และจัดซื้อได้ทัน ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด(ทันเวลา)”จะเห็นว่า ปัจจัยบางอย่างไม่สอดคล้องกัน เช่น การจัดซื้อต้องการความถูกต้องโปร่งใส ตรวจสอบอย่างรอบคอบ

อาจทำให้การส่งมอบสินค้าล่าช้ากว่าที่กำหนดไว้ได้ นอกจากนี้ การจัดการตารางเวลาในการทำงาน ทำให้เราสามารถแบ่งเวลาสำหรับการพักผ่อน และทำอะไรอื่นๆที่เราชื่นชอบได้อีกแยะเลยครับ

 

4.จัดลำดับความสำคัญของงาน 

        หลายครั้งที่งานมักจะไหลเข้ามาประดังประเดพร้อมกัน โดยแทบไม่ทันตั้งหลัก-เว้นวรรคหายใจ ดังนั้นเราจึงควรจัดลำดับ ความสำคัญของงาน อันไหนควรทำก่อน อันไหนควรทำทีหลัง บางทีหัวหน้าเร่งงานเราเรื่องนึง แต่เราก็กำลังให้ความสำคัญ กับงานอีกเรื่องนึงอยู่ก็ได้

งาน  1 เร่งด่วนน้อยสำคัญน้อย	งาน  2 เร่งด่วนมากสำคัญน้อย
งาน  3 เร่งด่วนน้อยสำคัญมาก	งาน  4 เร่งด่วนมากสำคัญมาก

 

จากตาราง เราควรทำ งานที่ 4 ก่อนอื่นเลยนะครับ ตามด้วย งานที่ 2 , งานที่ 3 ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญมาก ควรใช้เวลาทำอย่างละเอียดและรอบคอบมากๆ งานที่ 1 เอาไว้หลังสุด

 

5. มีทัศนคติที่ดีต่องาน หรือ ทำใจให้รักงาน

       คนทำงานหลายคนเบื่องาน ไม่พอใจงาน อยากเปลี่ยนงาน ถ้าเราถือคติว่าการทำงานประจำ ก็คือ งานอดิเรกอย่างหนึ่ง ที่เราชื่นชอบ รักกับมัน  เราก็จะสนุกกับมันได้ เพราะเราต้องอยู่กับมันไปอีกนาน

6. มีความอดทนสูง ต่อแรงกดดันจากรอบข้าง

         งานจัดซื้อนอกจากต้องแข่งกับเวลาแล้ว ยังต้องติดต่อประสานงาน กับหน่วยงานอื่นๆอีกมาก เช่น ผู้ใช้งาน ผู้ใช้ของ เจ้าหน้าที่ตรวจรับสินค้า ผู้บริหารอนุมัติการซื้อการจ้าง ผู้ดูแลงบประมาณ ฝ่ายกฎหมาย ผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier)  และอื่นๆ อีกมาก

“ของที่สั่งไว้ เมื่อไหร่ซื้อให้ได้”

“ซื้อของอะไรมา คุณภาพโคตรห่วยเลย”

“ซื้อของแพงไปรึเปล่า”    และอื่นๆอีกมาก

หลายครั้งที่มีการร้องเรียน จากหลายด้าน ทั้งจากภายใน ภายนอก รวมทั้งผู้มีอำนาจบริหาร

ความอึดและอดทนต่อแรงกดดัน เสียงวิจารณ์รอบข้าง สำคัญต่อจิตใจและร่างกายมากๆ

 

7. หมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเสมอ

         ข้อมูล ความรู้ใหม่ๆ เกิดขึ้นทุกวัน  วิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ก็มาจากการขวนขวาย หาสิ่งใหม่ๆ และก็อย่าลืมแบ่งปันความรู้ให้กับคนรอบข้าง เพื่อนร่วมงานด้วย อย่างเช่น การจัดซื้อเดี๋ยวนี้ก็มีหลายวิธีการ เช่นการประมูลงานทางอิเล็กทรอนิกส์(E-Auction) หรือ การสรรหาแหล่งวัตถุดิบใหม่ๆ เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ ช่วยให้เราหูตาสว่างขึ้น ทั้งนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นความรู้เฉพาะด้านจัดซื้อเพียงอย่างเดียว

ข่าวความเป็นไปในสังคม ข่าวเศรษฐกิจก็สำคัญต่อการวางแผนและ

          การพยากรณ์เพื่อตัดสินใจซื้อ เช่น ตรวจสอบอัตราแลกเปลี่ยนระหว่างปะเทศ ราคาทองแดงในท้องตลาดโลก , Google นี่ล่ะครับ เครื่องมือค้นหาที่สำคัญ

 

8. ข้อมูลแน่น

          อย่างที่บอก การทำงานต้องประสานงานกับผู้คนจากหลายหน่วยงาน ต้องเผชิญแรงกดดันสูง สิ่งที่จะทำให้เราเอาตัวรอด ผ่านมันไปได้อย่างดี สิ่งหนึ่งคือ ข้อมูล  อ่านเยอะๆ ค้นคว้ามากๆ ถ้าเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง ก็ต้องทำประวัติราคา ความเคลื่อนไหวของสินค้า เก็บข้อมูล สถิติของลูกค้า ผู้ติดต่อไว้ให้ได้มากเท่าที่จะมากที่สุด Program MS-Office ทั้งหลายนี่ละครับ มีประโยชน์มากๆ และมีอะไรให้เราได้เรียนรู้ใช้งานอีกแยะ

 

9. มนุษย์สัมพันธ์ดีเยี่ยม

          หลายๆครั้ง การแก้ปัญหาต่างๆ ด้วยวิธีการทางเทคนิค หรือวิชาการ กลับไม่ได้ผลดีเท่ากับความสัมพันธ์ที่มีต่อกัน  งานของฝ่ายจัดซื้อก็จำเป็น ต้องรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อทุกๆฝ่ายที่ได้ร่วมงานกัน

เพราะเรายังต้องติดต่อร่วมมือกันไปอีกนาน (ถ้าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ลาออกไปซะก่อนนะ)

นอกจากนี้การขอข้อมูล หรือขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นก็จะเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่น

 

10. เรียนรู้เทคนิคในการเจรจาต่อรอง

         การเจรจาต่อรองราคาสำคัญมากสำหรับนักจัดซื้อ ซึ่งเรื่องนี้ถ้าจะเขียนให้ละเอียด คงต้องเก็บไว้เขียนได้อีกหนึ่งเอนทรี่เลย  หลักๆของการต่อรอง ก็คือ คำนึงถึงผลประโยชน์ ที่ทุกฝ่ายจะได้รับอย่างเป็นธรรม หรือการเจรจาแบบได้ทั้งคู่ (Win-Win Negotiation)

11. รอบคอบ

        เพราะว่างานจัดซื้อเกี่ยวข้องกับการใช้เงินงบประมาณขององค์กร (ซึ่งไม่ใช่เงินในกระเป๋าของเราเอง) ดังนั้น ก่อนจะเสร็จงานแต่ละเรื่อง ต้องอ่านให้ละเอียด ตรวจสอบให้รอบคอบ ถ้าไม่แน่ใจ ก้อวานให้คนอื่น (หัวหน้าที่เกี่ยวข้อง)ช่วยตรวจสอบบ้างก็ได้ แบ่งๆกันรับผิดชอบ ช่วยกัน บางที ตัวเลขผิดไปหนึ่งตัว ก็คือหนึ่งหลัก ความผิดพลาดบางอย่าง อาจถูกมองไปในทางความไม่สุจริต ความไม่โปร่งใส ก็ได้

ดังนั้น รอบคอบ  รอบคอบ รอบคอบ และรอบคอบครับ

 

12. เสียสละ

       งานหลายๆอย่าง รวมทั้งงานด้านจัดซื้อ มีหลายคนไม่ชอบลักษณะงานแบบนี้ครับ ถ้าได้คนที่มีใจรักงานด้านนี้มาทำ ก็ถือว่าเป็นความโชคดีขององค์กรที่สรรหามาได้ งานจัดซื้อเป็นงานที่เรียกว่า “ปิดทองหลังพระ” เหมือนกัน เรียกว่าอาจจะโดนตำหนิก่อนหน่วยงานอื่น  เรื่องชื่นชมนานๆจะมาซักครั้ง

ถ้าหากเราไม่ได้มีใจรักงานนี้ แต่ต้องทนทำอยู่ บางทีลาออกก็ดีกว่า แต่ถ้ายังทำอยู่ ยังไงก้อ ขอให้คิดว่า นี่คือ ..การเสียสละเพื่อส่วนรวม หรือเพื่อองค์กร  งานทุกงาน อาชีพทุกอาชีพ(ที่สุจริต)บนโลกนี้มีความสำคัญครับ เพราะถ้าไม่สำคัญ อาชีพนั้นคงไม่เกิดขึ้น

สิ่งที่เจ้าหน้าที่จัดซื้อที่ดีไม่ควรทำ

1.      ไม่ควรกำหนดวันส่งมอบที่เป็นไปไม่ได้ เช่นสั่งเช้าต้องการตอนบ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นสินค้าบิ๊กล็อต

2.      ไม่ควรเก็บสต็อคไว้มากๆ จะทำให้ขาดเงินทุนหมุนเวียน และเปลืองเนื้อที่

3.      ไม่ควรเชื่อข่าวลือต่างๆ จากทางผู้ขายง่ายๆ ว่าสินค้ากำลังจะขึ้นราคาให้เรารีบสั่งซื้อสินค้ากักตุนไว้ ควรที่จะตรวจสอบที่มาของข่าวให้แน่ชัด

4.      ไม่ควรมีการเปลี่ยนแปลงคำขอซื้อหรือข้อกำหนดต่างๆ โดยไม่จำเป็น

5.      ไม่คาดหวังว่าผู้ขายจะส่งของได้ทันเวลาตลอดไป ควรมีแผนสำรองในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถส่งของได้ทันเวลา

6.      ไม่ควรตัดสินใจสั่งซื้อสินค้าโดยพิจารณาที่ราคาเพียงอย่างเดียว จงจำไว้ว่า “ของแพงไม่จำเป็นต้องดี และของดีก็ไม่จำเป็นต้องถูก” ลองพิจารณาจากหลายแง่มุมนะคะ

7.      จรรยาบรรณของฝ่ายจัดซื้อเป็นสิ่งสำคัญ อย่าตัดสินใจสั่งซื้อสินค้านั้นๆ เพียงเพราะว่าเป็นเพื่อนกันหรือทางผู้ขายให้ผลประโยชน์ตอบแทนแก่เรามากกว่าเจ้าอื่น